Cách viết một email chuyên nghiệp

Hiện nay email là một cách giao tiếp rất phổ biến, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết một email chuyên nghiệp để sử dụng trong công việc và giao tiếp với khách hàng, đối tác. 

Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung được một email chuyên nghiệp là như thế nào? và cách viết email như thế nào.

Email của bạn và địa chỉ email 

Điều đầu tiên, email của bạn phải rõ ràng và nâng cao nhận thức của người nhận. Tránh sử dụng nickname và cẩn thận với con số nhé.

Mình ví dụ email chuyên nghiệp: NguyenvanA.vietlishcospaces@gmail.com

Email thiếu chuyên nghiệp: Congchuabongbong.xk321@gmail.com

Lời chào

Việc chọn từ đầu tiên của email rất dễ dàng như: “Kính gửi” hay “Thân gửi” cả hai từ đều có thể sử dụng trong bất kì trường hợp nào. Nhưng nó có thể trở nên phức tạp ngay sau đó. Trong các giao tiếp thông thường tại nơi làm việc, xưng hô với người đó bằng tên gọi của họ cũng ổn, và việc sử dụng các chức danh có thể khiến bạn có vẻ quá trang trọng, ngột ngạt. 

Nhưng vẫn có một số ngoại lệ: Một số giám đốc điều hành cấp trên muốn được gọi bằng  “Mr.” or “Ms.”Vì vậy bạn nên chú ý nghe cách người khác xưng hô với anh ấy hoặc cô ấy. Và một cách an toàn bạn nên xưng hô vào lần đầu tiên là “Dr.” hoặc “Ms”. Nhưng nếu bạn không biết giới tính của người đang liên hệ, hãy sử dụng tên – đừng đoán nhé !

Cuối cùng, nếu như bạn không có tên cụ thể của người nhận (ví dụ bạn đang gửi yêu cầu tuyển dụng đến bộ phận nhân sự), một câu “Kính gửi bộ phận Nhân sự” đơn giản là đủ.

Nội dung chính

Nội dung chính của email sẽ gồm một số đoạn văn

Đoạn đầu tiên nên bao gồm các thông tin giới thiệu và giải thích ngắn gọn lý do bạn viết email.

Đoạn thứ hai nên giải thích nhiều hơn về lí do viết email. 

Đoạn cuối cùng nên có yêu cầu thực hiện hành động từ người đọc, nếu bạn yêu cầu gì đó, hoặc nêu cách bạn sẽ theo dõi như thế nào. Đảm bảo làm cho mục đích email của bạn rõ ràng. Người đọc sẽ cần biết bạn đang yêu cầu họ làm gì và họ có thể giúp được gì cho bạn.

Hoặc nếu bạn đang cung cấp dịch vụ, hãy đảm bảo bạn làm rõ các dịch vụ mà mình cung cấp.

Kết thúc 

Bạn có thể có dòng kết thúc email yêu thích, nhưng hãy nên xem xét mối quan hệ của mình với người gửi thư và lý do bạn gửi. Dưới đây là một vài cách bạn có thể dùng để kết thúc email. 

Sincerely: Đây là một kết thúc phổ biến và hoàn toàn phù hợp với mọi tình huống, nhưng nó có thể hơi ngột ngạt nếu bạn quen biết rõ người đó.

Best regards: Cụm từ này là chuyên nghiệp. Phổ biến trong những email kinh doanh ít trang trọng hơn,ví như các đồng nghiệp thường xuyên làm việc với nhau. Cụm từ này có thể rút ngắn thành “Regards” khi được gửi cho ai đó thân thuộc.

Respectfully: Đây là cách thích hợp khi email cho CEO, Chủ tịch Hội đồng quản trị hay giám đốc điều hành cấp cao của công ty.

Tạo chữ ký hữu ích cho bạn 

Đảm bảo chữ ký của bạn liệt kê những thông tin đầy đủ: tên đầy đủ, chức danh, tên công ty, và thông tin liên hệ, bao gồm số điện thoại và email. Logo của công ty cũng là một sự bổ sung về mặt thẩm mỹ.

Bạn có thể đọc thêm các bài viết hữu ích của Vietlish Co-spaces tại ĐÂY

Nếu bạn quan tâm đến các khóa học Tiếng Anh giao tiếp phản xạ, bạn có thể theo dõi FANPAGE